Miksi henkilötietojen pitää olla väestötietojärjestelmässä ajan tasalla vaikka asuu ulkomailla ja onko väliä missä maassa henkilö asuu?
Kun Suomen kansalainen asuu ulkomailla, säilyvät hänen henkilö- ja asumistietonsa Suomessa ajantasaisina vain, jos hän itse huolehtii tietojensa ilmoittamisesta Suomeen. Ilmoituksen henkilö voi tehdä joko viimeisen kotikuntansa maistraattiin tai lähimpään Suomen edustustoon nykyisessä asuinmaassaan. Tällaisia tietoja ovat muun muassa tiedot avioliitosta, avioerosta, lasten syntymästä ja asuinosoitteesta. Kun tiedot väestötietojärjestelmässä ovat ajantasaisia, on esimerkiksi Suomen passin saaminen nopeampaa.
Väestötietojärjestelmän tietojen perusteella määräytyvät monet henkilön oikeudet ja velvollisuudet. Esimerkiksi äänioikeusrekisterin laatiminen vaaleja varten perustuu näihin tietoihin. Väärä osoitetieto väestötietojärjestelmässä voi johtaa siihen, että viranomaisten yhteydenotot (äänioikeusilmoitus, asevelvollisuusasiat) eivät tavoita vastaanottajaa.
Väestötietojärjestelmä on keskeisin yhteiskuntamme perusrekisteri ja tietojen oikeellisuus on hyvin tärkeää useimmille viranomaisille. Esimerkiksi Kelan kannalta on tärkeää saada kattava henkilöhistoria, erityisesti eläkepäätösasioissa.
Myös Pohjoismaissa, paitsi Ruotsissa, asuvien Suomen kansalaisten pitää ilmoittaa henkilötietojensa muutoksista.
Norjassa, Tanskassa tai Islannissa asuvien Suomen kansalaisten on itse ilmoitettava henkilötietomuutoksista. Tällöin riittää, että edustustoon tai maistraattiin lähetetään ote asuinmaan väestörekisteristä, josta käy ilmi muutetut henkilötiedot.
Ruotsista henkilötietomuutokset välitetään virkateitse Suomen väestötietojärjestelmään Suomen ja Ruotsin välillä tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Sivun alkuun
Muutto ulkomaille
Kun Suomen kansalainen muuttaa ulkomaille, voi muutto olla joko tilapäistä tai vakinaista (tilapäinen tarkoittaa korkeintaan vuoden oleskelua, esim. lyhytaikainen työ tai opiskelu tai vastaava syy).
Jos muutto on tilapäinen, säilyy henkilö Suomessa väestötietojärjestelmässä läsnäolevaan väestössä. Hänen kotikuntanaan Suomessa säilyy lähtöhetken kotikunta siihen kuuluvine oikeuksineen ja velvollisuuksineen.
Muuttoilmoitus tehdään kirjallisesti ja viimeistään viikon kuluttua muuton jälkeen. Ilmoitus on tehtävä myös tilapäisestä asumisesta, joka kestää yli kolme kuukautta. Muuttoilmoituslomake löytyy lomakeosiosta.
Jos muutto ulkomaille on vakinainen eli henkilö muuttaa pysyvästi ulkomaille asumaan, siirretään hänet Suomen väestötietojärjestelmässä poissaolevaan väestöön . Hänen viimeiseksi kotikunnakseen jää se kunta, josta hän muutti ulkomaille. Muutto katkaisee siten myös osan kotikuntaan liittyvistä oikeuksista ja velvollisuuksista. Tällaisia ovat esimerkiksi äänioikeus kunnallisvaaleissa ja kotikuntaan sidotut kunnalliset oikeudet.
Kun Suomen kansalainen muuttaa ulkomaille, muodostuvat hänen kansalliset oikeutensa ja velvollisuutensa eri asioissa eri tavoin ja siksi on tärkeää, että henkilö itse ottaa yhteyttä esimerkiksi verottajaan ja Kelaan jo ennen lähtöään ja ottaa selville, miten maastamuutto hänen kohdallaan eri viranomaisissa vaikuttaa ja minkälaisia ilmoitusvelvollisuuksia hänellä on viranomaisten suhteen. Tässä on suurena apuna viranomaisten internet-sivut, joista on helppo löytää myös yhteystiedot ja esimerkiksi sähköpostiosoitteet.
Sivun alkuun
Avioliitto
Jotta avioliittotieto voidaan Suomessa merkitä väestötietojärjestelmään, tulee henkilön toimittaa alkuperäinen ja asuinmaassa virallisesti laillistettu avioliittotodistus tai virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös lähimpään Suomen edustustoon (formin.finland.fi) tai sen voi lähettää Suomeen viimeisen kotikunnan maistraatille. Koska avioliittotodistus on laadittu yleensä antomaan kielellä, tulee avioliittotodistuksen olla virallisen kääntäjän kääntämä, joko suomeksi tai ruotsiksi.
Mikäli henkilö toimittaa avioliittotodistuksen Suomen edustustoon, hänen on täytettävä lomake ” Ilmoitus ulkomailla vihitystä Suomen kansalaisesta ”, joka liitetään alkuperäiseen todistukseen. Lomake on saatavissa tällä hetkellä vain edustustoista. Sen jälkeen asiakirjat lähetetään virkateitse Suomeen.
Mikäli sukunimi on muuttunut avioliiton yhteydessä ja avioliittotodistus lähetetään suoraan maistraattiin on suositeltavaa liittää lomake ”Sukunimen valinta vihkimisen yhteydessä”. mukaan. Lomake löytyy lomakeosiosta.
Sivun alkuun
Lapsen syntymä
Jotta lapsen syntymä voidaan Suomessa merkitä väestötietojärjestelmään, tulee hänestä toimittaa alkuperäinen ja asuinmaassa virallisesti laillistettu (kts. Laillistaminen/Legalisoiminen – Apostille, Apostille, N.k Grand Legalisation) syntymätodistus lähimpään Suomen edustustoon (formin.finland.fi) tai sen voi lähettää Suomeen äidin viimeisen kotikunnan maistraatille. Koska syntymätodistus on laadittu yleensä antomaan kielellä (englanti hyväksytään), tulee syntymätodistus olla virallisen kääntäjän kääntämä joko suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Syntymän rekisteröimiseksi tarvittavan selvityksen lisäksi maistraatille on toimitettava tiedot vanhemmista sekä näiden yhteystiedot.
Mikäli syntymätodistus toimitetaan Suomen edustustoon, asiakkaan on täytettävä lomake ”Ilmoitus ulkomailla syntyneestä Suomen kansalaisesta ”, joka liitetään alkuperäiseen todistukseen. Lomake on saatavissa edustustoista sekä suomi.fi-palvelusta. Sen jälkeen asiakirjat lähetetään virkateitse Suomeen. Lasten syntymätodistuksessa mainitaan yleensä molemmat vanhemmat. Jos vanhemmat ovat keskenään avioliitossa, on lapsi automaattisesti aviolapsi.
Jos taas lapsi syntyy avopuolisoiden lapsena, tulee isyys vahvistaa, ennen kuin lapselle voidaan merkitä Suomessa isä.
Jos avopuolisoille, joista vain isä on Suomen kansalainen syntyy lapsi ulkomailla, ei lapsi saa automaattisesti Suomen kansalaisuutta isyyden tunnustamisen ja vahvistamisen jälkeenkään. Kansalaisuuden saa jättämällä täytetyn Kansalaisuusilmoitus-lomakkeen (KAN 4) joko paikallispoliisille Suomessa tai Suomen edustustoon ulkomailla. Käsin täytettävän lomakkeen voi tulostaa Maahanmuuttoviraston internetsivuilta www.migri.fi
Sivun alkuun
Vieraassa valtiossa annetun isyyspäätöksen tunnustaminen
Vieraassa valtiossa annettu isyyspäätös, joka on voimassa siinä valtiossa missä se on annettu, voidaan tunnustaa Suomessa ilman eri vahvistusta isyyslain 51 §:n nojalla. Tällöin suomalaista isyydentunnustamis- ja vahvistamismenettelyä ei tarvita.
Isyyspäätös
Päätöksellä tarkoitetaan esim. tuomioistuimen tai muun viranomaisen päätöstä sekä oikeustoimen vahvistamista tai rekisteröintiä, jos lapsen ja miehen välistä suhdetta pidetään tällaisen toimenpiteen seurauksena isyyssuhteena siinä valtiossa, jossa rekisteröinti tai muu toimenpide on suoritettu. Päätökseksi ei voida katsoa esimerkiksi asiakirjaa (kuten syntymätodistusta), jossa isäksi merkitseminen on perustunut ainoastaan asianosaisten antamaan ilmoitukseen. Tarvittaessa asianosaisten tulee toimittaa ao. valtion lainsäädännöstä selvitys, josta ilmenee, että kyseinen asiakirja on riittävä todiste ko. valtiossa isyyden todentamiseksi ja elatusvelvollisuuden perusteeksi. Lisäksi edellytetään, että asianosaisilla on ollut ko. valtiossa joko asuin- tai kotipaikka tai sen kansalaisuus.
Toimivaltainen maistraatti
Toimivaltainen maistraatti, joka määräytyy asianosaisten viimeisen kotikunnan mukaan, voi edellytysten täyttyessä tallentaa isyyttä koskevan tiedon väestötietojärjestelmään vieraassa valtiossa annetun päätöksen perusteella. Päätöksen tulee olla alkuperäinen tai virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös ja se tulee olla myös asianmukaisesti laillistettu. Päätös tulee olla käännetty joko suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.
Tarvittaessa Helsingin hovioikeus voi hakemuksesta vahvistaa tunnustetaanko isyydestä vieraassa valtiossa annettu päätös Suomessa.
Kts. myös Ulkomailla asuvan suomalaisen henkilötietojen päivitysvelvoite
Sivun alkuun
Avioero
Avioerot, jotka on myönnetty EU:n alueella 1.3.2001 alkaen, ovat sellaisinaan Suomessa päteviä, jos niihin on lisätty avioeron lainvoimaisuutta osoittava EU:n säännösten mukainen todistus. Todistuksen saa avioeropäätöksen antaneelta viranomaiselta. Nämä avioeropäätökset voi jättää edustustojen kautta Suomeen toimitettavaksi. Usein avioeropäätös on käännettävä joko suomen tai ruotsin kielelle, jotta merkintä avioerosta voidaan Suomessa tehdä väestötietojärjestelmään.
Muualla kuin EU:n alueella Suomen kansalaiselle myönnetyt avioerot sekä avioerot EU:n alueella ennen 1.3.2001 on, jotta ne ovat Suomessa päteviä, vahvistettava Helsingin hovioikeudessa. Lisäohjeita vahvistusta varten ovat saatavissa Helsingin hovioikeudesta. Hovioikeuden vahvistusta vaativaa avioeropäätöstä ei siten voi jättää edustuston välitettäväksi, vaan asianomaisen tulee hoitaa vahvistamiseen liittyvät selvitykset Helsingin hovioikeuteen.
Sivun alkuun
Uusi nimi
Jotta uusi etu- tai sukunimi (ei koske avioliiton kautta saatua nimeä) voidaan merkitä väestötietojärjestelmään, henkilön tulee toimittaa alkuperäinen ja asuinmaassa laillistettu päätös nimenmuutoksesta tai virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös lähimpään Suomen edustustoon (formin.finland.fi) tai sen voi lähettää Suomeen viimeisen kotikunnan maistraatille. Koska päätös on laadittu yleensä antomaan kielellä, tulee päätös olla virallisen kääntäjän kääntämä joko suomeksi tai ruotsiksi.
Suomen kansalaisella, jolla on kotipaikka muussa valtiossa kuin Suomessa, Norjassa, Ruotsissa tai Tanskassa, on oikeus vaatia, että sukunimen määräytymiseen on sovellettava Suomen lakia. Nimenmuutoslomakkeita löytyy lomakeosiosta. Nimenmuutoslomakkeen voi toimittaa edustustoon tai viimeisen kotikunnan maistraatille.
Sivun alkuun
Uusi kansalaisuus
Jotta uusi kansalaisuus voidaan merkitä väestötietojärjestelmään, henkilön tulee toimittaa alkuperäinen ja asuinmaassa laillistettu päätös tai virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös kansalaisuudesta lähimpään Suomen edustustoon (formin.finland.fi) tai sen voi lähettää Suomeen viimeisen kotikunnan maistraatille. Koska päätös on laadittu yleensä antomaan kielellä, tulee päätös olla virallisen kääntäjän kääntämä joko suomeksi tai ruotsiksi. Lisää tietoa kaksoiskansalaisuudesta löytyy Maahanmuuttoviraston nettisivuilta (www.migri.fi).
Sivun alkuun
Kuolintodistus
Jotta kuolintieto voidaan Suomessa merkitä väestötietojärjestelmään, tulee vainajasta toimittaa alkuperäinen ja asuinmaassa virallisesti laillistettu kuolintodistus tai virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös lähimpään Suomen edustustoon (formin.finland.fi) tai sen voi lähettää Suomeen viimeisen kotikunnan maistraatille. Koska kuolintodistus on laadittu yleensä antomaan kielellä tulee kuolintodistus olla virallisen kääntäjän kääntämä joko suomeksi tai ruotsiksi.
Mikäli kuolintodistus toimitetaan Suomen edustustoon, asiakkaan on täytettävä lomake
” Ilmoitus ulkomailla kuolleesta Suomen kansalaisesta ” joka liitetään alkuperäiseen todistukseen. Lomake on saatavissa tällä hetkellä vain edustustoista. Sen jälkeen asiakirjat lähetetään virkateitse Suomeen.
Kuolintodistuksen antajan tulee olla lääkäri, jolla on sen maan lakien mukainen oikeus antaa kuolintodistuksia. Asiakirjan laillistaja vastaa siitä, että kuolintodistus on annettu antomaan lakien mukaisesti.
Sivun alkuun
Uusi osoite ulkomailla
Ulkomailla asuvan Suomen kansalaisen muita tärkeitä päivitettäviä tietoja ovat osoitetiedot. Henkilö voi ilmoittaa ulkomailla tapahtuneesta osoitteenmuutoksestaan joko suoraan Suomeen viimeisen kotikunnan maistraatille tai edustustoon. Ajantasainen osoite ulkomailla takaa Suomen kansalaiselle sen, että hänelle voidaan toimittaa tieto äänioikeuden käyttämisestä sekä eduskunta- , presidentin- että EU-vaaleissa. Samoin ajantasainen osoite takaa sen, että henkilö voidaan häntä koskevissa asioissa helposti ja nopeasti tavoittaa. Lomake löytyy lomakeosiosta.
Sivun alkuun
Laillistaminen/Legalisoiminen - Apostille
Jotta ulkomailla (paitsi Pohjoismaat) laadittu ulkomaan viranomaisen antama asiakirja saisi tarkoitetun oikeusvaikutuksensa Suomessa, on asiakirja laillistettava tai legalisoitava.
Asiakirjan laillistaminen on asiakkaan oikeusturvaan liittyvä toimenpide, jolla varmistetaan se, että todistuksen antajalla on oikeus antomaassa maan lakien mukaan tällaisen todistuksen antamiseen ja että se on annettu oikean sisältöisenä ja on pätevä asiakirja antomaassa. Esimerkiksi vihkitodistuksessa on tärkeää, että vihkijänä toimineella henkilöllä on oikeus maansa lakien mukaan vihkiä.
Laillistaminen tehdään kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko kyseinen maa allekirjoittanut Haagin yleissopimuksen vuodelta 1961 vai ei. Haagin sopimukseen liittyneistä maista toimitettu asiakirja on laillistettava ns. Apostille-todistuksella (leima tai paperinen todistus) . Muualta toimitettu asiakirja on laillistettava n.k. Grand Legalisationilla.
Sivun alkuun
Apostille
Asiakirja laillistetaan ns. Apostille -todistuksella (leima tai paperinen todistus), jos maa on liittynyt Haagin yleissopimukseen vuodelta 1961. Maat, jotka ovat liittyneet tähän Haagin sopimukseen löytyvät internetistä osoitteesta hcch.e-vision.nl, ( Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents), josta myös saa tietoja siitä, mikä viranomainen tällaisen todistuksen antaa eri sopimusmaissa.
Sivun alkuun
N.k Grand Legalisation
Ellei asiakirjan antajana ollut maa kuulu Haag-sopimuksen piiriin, laillistetaan asiakirja niin, että antajamaan ulkoministeriö laillistaa asiakirjan oikean viranomaisen antamaksi ja sen jälkeen tuossa maassa toimivaltainen Suomen edustusto laillistaa asiakirjan liittämällä asiakirjaan todistuksen tuon ulkoministeriön virkamiehen oikeuden antaa tällaisia todistuksia. Varmemmaksi vakuudeksi voi vielä pyytää Suomen ulkoministeriötä laillistamaan oman edustustonsa virkamiehen oikeus antaa tällaisia todistuksia.
Sivun alkuun