Varför bör personuppgifterna i befolkningsdatasystemet vara à jour trots att personen bor i utlandet, och spelar det någon roll i vilket land personen bor?
När en finländsk medborgare bor utomlands, hålls hans person- och boendeuppgifter i Finland aktuella endast ifall han själv ser till att anmäla sina uppgifter till Finland. Personen kan göra anmälan antingen till magistraten på den senaste hemorten eller till Finlands närmaste beskickning i det nya hemvistlandet. Sådana uppgifter är bl.a. uppgifter om äktenskap, skilsmässa, födda barn och bostadsadress. När uppgifterna i befolkningsdatasystemet är uppdaterade och aktuella, går det t.ex. snabbare att få finländskt pass.
Många av personens rättigheter och skyldigheter bestäms på basis av uppgifterna i befolkningsdatasystemet. T.ex. upprättandet av rösträttsregister inför val baserar sig på dessa uppgifter. Fel adressuppgift i befolkningsdatasystemet kan leda till att myndigheternas meddelanden (anmälan om rösträtt, värnpliktsärenden) inte når mottagaren.
Befolkningsdatasystemet är det viktigaste basregistret i vårt samhälle, och för de flesta myndigheter är det mycket viktigt att uppgifterna är riktiga. T.ex. för FPA är det viktigt att få en heltäckande personhistoria, i synnerhet vid beslut som gäller pensioner.
Också finländare som är bosatta i andra nordiska länder än Sverige bör anmäla om förändringar i sina personuppgifter.
Finska medborgare bosatta i Norge, Danmark eller Island bör själv meddela om förändringar i personuppgifterna. I dessa fall räcker det med att man sänder till beskickningen eller magistraten ett utdrag ur hemvistlandets befolkningsregister av vilket de ändrade personuppgifterna framgår.
Från Sverige förmedlas ändringar i personuppgifterna tjänstevägen till Finlands befolkningsdatasystem i enlighet med ett avtal mellan Finland och Sverige.
Till början av sidan
Flyttning till utlandet
När en finsk medborgare flyttar till utlandet, kan flyttningen vara antingen tillfällig eller varaktig (tillfällig innebär högst ett års vistelse, t.ex. kortvarigt arbete eller studier eller motsvarande orsak).
Om flyttningen är tillfällig, kvarstår personen som närvarande i befolkningsdatasystemet. Som personens hemkommun i Finland kvarstår hemkommunen vid utresan med därtill hörande rättigheter och skyldigheter.
Flyttningsanmälan görs skriftligt och senast en vecka efter flyttningen. Anmälan bör göras också om tillfälligt boende som varar längre än tre månader. Blanketten för flyttningsanmälan finns på blankettsidorna på denna webbplats.
Om flyttningen till utlandet är varaktig, dvs. personen flyttar för att bosätta sig i utlandet varaktigt, överförs han i befolkningsdatasystemet till den frånvarande befolkningen. Hans sista hemkommun är den kommun från vilken han flyttade till utlandet. Flyttningen avbryter sålunda också en del av de rättigheter och skyldigheter som anknyter till hemkommunen. Sådana är t.ex. rösträtten i kommunala val och till hemkommunen anknutna kommunala rättigheter.
När en finsk medborgare flyttar till utlandet, bestäms hans nationella rättigheter och skyldigheter på olika sätt i olika frågor, och det är därför viktigt att personen själv tar kontakt t.ex. med skattemyndigheten och FPA redan före sin utresa och klargör hur flyttningen inverkar i hans fall hos olika myndigheter och hurdana anmälningsskyldigheter han har gentemot myndigheterna. Till stor hjälp i sådana fall är myndigheternas webbsidor, där det är lätt att hitta kontaktuppgifter och t.ex. e-postadresser.
Till början av sidan
Äktenskap
För att en uppgift om äktenskap ska kunna antecknas i befolkningsdatasystemet i Finland, bör personen sända ett i hemvistlandet officiellt legaliserat äktenskapsintyg i original eller en officiellt bestyrkt kopia till Finlands närmaste beskickning (formin.finland.fi/svenska) eller sända det till magistraten på den senaste hemorten i Finland. Eftersom äktenskapsintyg i allmänhet uppgörs på det utfärdande landets språk, bör äktenskapsintyget vara översatt av en auktoriserad translator antingen till finska eller till svenska.
Om personen sänder äktenskapsintyget till Finlands beskickning, bör han fylla i blanketten "Anmälan om i utlandet vigd finsk medborgare", som fogas till originalintyget. För närvarande finns blanketten att få endast hos beskickningarna. Därefter sänds handlingarna tjänstevägen till Finland.
Om släktnamnet har ändrats i samband med äktenskapet och äktenskapsintyget sänds direkt till magistraten, rekommenderas att blanketten "Val av släktnamn i samband med vigsel" bifogas. Blanketten finns på blankettsidorna på denna webbplats.
Till början av sidan
Barns födelse
För att ett barns födelse ska kunna antecknas i befolkningsdatasystemet i Finland, bör barnets i hemvistlandet officiellt legaliserade födelseattest i original eller en officiellt bestyrkt kopia sändas till Finlands närmaste beskickning (formin.finland.fi/svenska) eller till magistraten på moderns senaste hemort i Finland. Eftersom födelseattester i allmänhet uppgörs på det utfärdande landets språk (engelska godkänns), bör äktenskapsintyget vara översatt av en auktoriserad translator till finska, svenska eller engelska. I samband med registrering av barns födelse bör dessutom bifogas uppgift om föräldrarna och deras kontaktuppgifter.
Om födelseattesten sänds till Finlands beskickning, bör kunden fylla i blanketten ”Anmälan om i utlandet född finsk medborgare”, som fogas till originalattesten. För närvarande finns blanketten att få endast hos beskickningarna. Därefter sänds handlingarna tjänstevägen till Finland. I barnets födelseattest nämns i allmänhet bägge föräldrarna. Om föräldrarna är gifta med varandra, är barnet automatiskt fött inom äktenskapet.
Om barnets föräldrar är samboende, bör faderskapet fastställas innan en far kan registreras för barnet i Finland.
Om sambor, av vilka endast fadern är finländsk medborgare, får ett barn i utlandet, får barnet inte automatiskt finländskt medborgarskap ens efter erkännande och fastställande av faderskap. För att barnet ska få medborgarskap ska föräldrarna lämna in blanketten Medborgarskapsanmälan (KAN 4) ifylld till den lokala polisinrättningen i Finland eller Finlands beskickning utomlands. En blankett som kan fyllas i för hand kan skrivas ut från Migrationsverkets webbplats på adressen www.migri.fi.
Till början av sidan
Erkännande av beslut om faderskap som har meddelats i främmande stat
Ett beslut om faderskap som har meddelats i en främmande stat och som är giltigt i den staten kan med stöd av 51 § i faderskapslagen erkännas i Finland utan särskild fastställelse. I detta fall behöver inte finländskt förfarande för erkännande och fastställelse av faderskap tillämpas.
Beslut om faderskap
Med beslut avses ett beslut av till exempel en domstol eller en annan myndighet samt fastställelse eller registrering av annan rättshandling, om förhållandet mellan barnet och mannen till följd av åtgärden betraktas som ett faderskapsförhållande i den stat där registreringen eller en annan åtgärd har utförts. Som beslut kan inte betraktas exempelvis en handling (t.ex. en födelseattest), där anteckningen om fadern endast bygger på en anmälan av de berörda parterna. Vid behov ska de berörda parterna lämna en utredning över den aktuella statens lagstiftning som visar att handlingen i fråga är ett tillräckligt bevis på attestering av faderskap och en grund för underhållsskyldighet i denna stat. Dessutom förutsätts att de berörda parterna har haft hemvist eller boningsort eller medborgarskap i den aktuella staten.
Behörig magistrat
Den behöriga magistraten, som fastställs enligt de berörda parternas senaste hemkommun, kan lagra uppgiften om faderskap i befolkningsdatasystemet utifrån beslut som meddelats i främmande stat då villkoren för denna åtgärd blir uppfyllda. Beslutet ska vara en originalhandling eller en officiellt bestyrkt kopia, och det ska även vara legitimerat på behörigt sätt. Beslutet ska vara översatt till finska, svenska eller engelska.
Vid behov kan Helsingfors hovrätt på ansökan bekräfta huruvida ett beslut om faderskap som meddelats i främmande stat kan erkännas i Finland.
Se även punkten om Utomlands bosatta finländares förpliktelse att uppdatera personuppgifter
Till början av sidan
Skilsmässa
Skilsmässor som beviljats inom EU-området fr.o.m. 1.3.2001är som sådana giltiga i Finland, om till beslutet har bifogats ett intyg enligt EU:s regler som utvisar att skilsmässan vunnit laga kraft. Intyget fås av den myndighet som gett skilsmässobeslutet. Dessa skilsmässobeslut kan lämnas till beskickningarna för vidarebefordran till Finland. Ofta ska skilsmässobeslutet översättas antingen till finska eller till svenska för att anteckning om skilsmässan ska kunna göras i befolkningsdatasystemet i Finland.
Skilsmässor som beviljats finska medborgare utanför EU samt skilsmässor inom EU före 1.3.2001 ska stadfästas av Helsingfors hovrätt för att vara giltiga i Finland. Ytterligare anvisningar om stadfästelse ger Helsingfors hovrätt. Ett skilsmässobeslut som kräver stadfästelse av hovrätten kan alltså inte lämnas till beskickningen för vidarebefordran, utan personen måste sända de handlingar som berör ärendet direkt till Helsingfors hovrätt.
Till början av sidan
Nytt namn
För att ett nytt för- eller släktnamn (gäller inte namn som fåtts genom äktenskap) ska kunna antecknas i befolkningsdatasystemet, ska personen sända ett i hemvistlandet officiellt legaliserat beslut om namnändringen i original eller en officiellt bestyrkt kopia till Finlands närmaste beskickning (formin.finland.fi/svenska) eller till magistraten på den senaste hemorten i Finland. Eftersom beslut i allmänhet uppgörs på det utfärdande landets språk, bör beslutet vara översatt av en auktoriserad translator antingen till finska eller till svenska.
En finsk medborgare som har hemort i en annan stat än Finland, Norge, Sverige eller Danmark, har rätt att kräva att vid förvärvet av släktnamn ska tillämpas finsk lag. Blanketter för namnändring finns på blankettsidorna på denna webbplats. Blanketten för namnändring kan sändas till Finlands beskickning eller till magistraten på den senaste hemorten.
Till början av sidan
Nytt medborgarskap
För att ett nytt medborgarskap ska kunna antecknas i befolkningsdatasystemet, bör personen sända ett i hemvistlandet officiellt legaliserat beslut om medborgarskapet i original eller en officiellt bestyrkt kopia till Finlands närmaste beskickning (formin.finland.fi/svenska) eller till magistraten på den senaste hemorten i Finland. Eftersom beslut i allmänhet uppgörs på det utfärdande landets språk, bör beslutet vara översatt av en auktoriserad translator antingen till finska eller till svenska. Ytterligare information om dubbelt medborgerskap finns på Migrationsverkets hemsidor (www.migri.fi).
Till början av sidan
Dödsattest
För att uppgift om dödsfall ska kunna antecknas i befolkningsdatasystemet, bör en i hemvistlandet officiellt legaliserad dödsattest över den avlidne i original eller en officiellt bestyrkt kopia skickas till Finlands närmaste beskickning (formin.finland.fi/svenska) eller till magistraten på den senaste hemorten i Finland. Eftersom dödsattester i allmänhet uppgörs på det utfärdande landets språk, bör attesten vara översatt av en auktoriserad translator antingen till finska eller till svenska.
Om dödsattesten sänds till Finlands beskickning, bör kunden fylla i blanketten ”Anmälan om i utlandet avliden finsk medborgare” som fogas till originalattesten. För närvarande finns blanketten att få endast hos beskickningarna. Därefter sänds handlingarna tjänstevägen till Finland.
Den som utfärdar dödsattesten bör vara en läkare som har rätt att utfärda dödsattester enligt lagarna i respektive land. Den som legaliserar handlingen ansvarar för att dödsattesten har utfärdats enligt lagarna i det land där den utfärdats.
Till början av sidan
Ny adress i utlandet
För en finländsk medborgare som bor utomlands är adressen ytterligare en viktig uppgift att hålla aktuell. En adressförändring i utlandet kan göras antingen direkt till magistraten på den senaste hemorten i Finland eller till Finlands beskickning. En aktuell adress i utlandet tryggar att den finska medborgaren får meddelande om rösträtt i riksdags-, president- och EU-val. En aktuell adress tryggar också att personen kan nås snabbt och enkelt i ärenden som gäller honom. Blanketten finns på blankettsidorna på denna webbplats.
Till början av sidan
Legalisering - Apostille
För att en handling som utfärdats av en utländsk myndighet i utlandet ska få avsedd rättsverkan i Finland, bör handlingen legaliseras.
Legalisering av en handling är en till kundens rättsskydd knuten åtgärd som tryggar att den som utfärdar intyget enligt det landets lagar där intyget utfärdats har rätt att utfärda ett sådant intyg och att det utfärdats med rätt innehåll och är en giltig handling i det land där det har utfärdats. T.ex. rörande vigselattester är det viktigt att den person som förrättat vigseln enligt sitt lands lagar har rätt att förrätta vigslar.
Legalisering kan ske på två olika sätt beroende på om det aktuella landet har undertecknat Haagkonventionen från år 1961 eller inte. En handling som utfärdats i ett land som anslutit sig till Haagkonventionen bör legaliseras med ett s.k. Apostille -intyg (stämpel eller intyg på papper). En handling som utfärdats i ett annat land bör legaliseras med s.k. Grand Legalisation.
Till början av sidan
Apostille
En handling legaliseras med ett s.k. Apostille -intyg (stämpel eller intyg på papper), om landet har anslutit sig till Haagkonventionen från år 1961. En förteckning över de länder som har anslutit sig till Haagkonventionen finns på webbsidan hcch.e-vision.nl, (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents). Där finns också information om vilken myndighet som utfärdar Apostille-intyg i de olika avtalsländerna.
Till början av sidan
S.k. Grand Legalisation
Om det land som har utfärdat handlingen inte omfattas av Haagkonventionen, legaliseras handlingen så, att det utfärdande landets utrikesministerium legaliserar handlingen som utfärdad av rätt myndighet, och därefter legaliserar den finländska beskickning som är behörig i ifrågavarande land handlingen genom att till handlingen foga ett intyg över att tjänstemannen vid utrikesministeriet har rätt att utfärda sådana intyg. Vill man ytterligare försäkra sig kan dessutom Finlands utrikesministerium ombes att legalisera den egna beskickningens rätt att utfärda sådana intyg.
Till början av sidan