Aloitussivu / Palvelut / Ohjeita ulkosuomalaisille / Ohjeita ulkosuomalaisten henkilötietojen välittämiseen väestötietojärjestelmään

OHJEITA ULKOSUOMALAISTEN HENKILÖTIETOJEN VÄLITTÄMISEEN VÄESTÖTIETOJÄRJESTELMÄÄN

Ulkomailla asuvien suomalaisten henkilötietojen ajantasaisuus on tärkeää

Kun sinä Suomen kansalaisena asut ulkomailla, säilyy sinun henkilö- ja osoitetietosi ajantasaisina vain, jos itse ilmoitat muutoksista Suomeen. Jos esim. saat lapsen, menet naimisiin tai vaikka eroat tai muutat uuteen osoitteeseen sinun pitää itse huolehtia, että tiedot saadaan Suomen väestötietojärjestelmään.

Tietojen ajantasaisuus väestötietojärjestelmässä on hyvin tärkeää. Esimerkiksi äänioikeusrekisterin laatiminen vaaleja varten perustuu näihin tietoihin. Väärä osoitetieto voi johtaa siihen, että viranomaisten yhteydenotot, kuten esimerkiksi äänioikeusilmoitus, eläkepäätökset tai asevelvollisuusasiat eivät tule perille.

Ylläpitovelvollisuus

Laki jopa velvoittaa sinua ilmoittamaan välittömästi henkilötietomuutoksista, jotka ovat tapahtuneet ulkomailla.

Tämä velvollisuus ei koske Suomen kansalaisia Ruotsissa, koska tietojen välittämisestä on solmittu erillinen valtiosopimus. Ruotsista nämä henkilötietomuutokset välitetään virkateitse Suomeen.

Mutta: Jos olet sekä Suomen että Ruotsin kansalainen, Ruotsi ei ilmoita tietoja eteenpäin.

Kaksoiskansalaisena sinun täytyy itse huolehtia ilmoitusten tekemisestä. Esim.  silloin, kun äiti on lapsen syntyessä Suomen kansalainen, mutta lapsi saa sekä Ruotsin että Suomen kansalaisuuden, vanhemmat ovat velvollisia ilmoittamaan itse lapsen syntymästä.

Suomen kansalaisten Ruotsin osoitetietomuutoksia ilmoitetaan vain Suomessa pidettävien valtiollisten vaalien yhteydessä, joten osoitemuutoksista sinun pitää itse huolehtia.

Mihin asiakirjat lähetetään, miten niitä käsitellään ja minkälaisia vaatimuksia niihin on asetettu

Kaikki henkilötietojenmuutosasiakirjat tulee lähettää tähän osoitteeseen:

Länsi-Suomen maistraatti, Pietarsaaren yksikkö
PL 26, FI-68601 Pietarsaari, Finland

tai lähimpään Suomen edustustoon.

Alla lueteltujen asioiden käsittelyaika maistraatissa on noin 3 viikkoa. Maistraattiin ei kannata ottaa yhteyttä ennen normaalin käsittelyajan umpeutumista. Kaikkiin asiakirjoihin on hyvä liittää ilmoituslomake (syntymä, avioliitto, kuolema) ja kopio passista asian käsittelyn nopeuttamiseksi. Maistraatti lähettää otteen väestötietojärjestelmästä asian käsittelyn valmistumisesta kirjeitse tai salatulla sähköpostilla, mikäli ilmoituslomakkeessa on sähköpostiosoite. Huomioithan, että salattua sähköpostia ei voi avata kuin yhdellä laitteella. Jos viesti on avattu ensimmäisen kerran esimerkiksi matkapuhelimella, sen avaaminen tietokoneella ei enää onnistu. Tarvittaessa voit lähettää kysymyksiä sähköpostitse osoitteeseen international@maistraatti.fi

Ulkomaisen asiakirjan täytyy olla alkuperäinen tai virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös, ja se tulee käännättää joko suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Sekä alkuperäinen asiakirja tai sen jäljennös että sen käännös tulee myös laillistaa.

Jos haluat, että alkuperäiset asiakirjat palautetaan sinulle, pyydämme että ilmoitat tästä, kun lähetät asiakirjat.

Asiakirjat palautetaan ulkomaille pääsääntöisesti kirjatussa kirjeessä.

Avioliitto tai rekisteröity parisuhde
Lapsen syntymä

Jos vanhemmat ovat keskenään avioliitossa, on lapsi automaattisesti aviolapsi. Jos taas lapsi syntyy avopuolisoiden lapsena, tulee isyys vahvistaa, ennen kuin lapselle voidaan merkitä Suomessa isä. Isyyden vahvistaminen edellyttää sitä, että lapsen isä käy Suomen edustustossa tunnustamassa lapsen.

Isyyspäätös
  • laillistettu päätös isyydestä. Päätöksellä tarkoitetaan esimerkiksi tuomioistuimen tai muun viranomaisen päätöstä sekä oikeustoimen vahvistamista tai rekisteröintiä. Päätökseksi ei voida katsoa esimerkiksi asiakirjaa (kuten syntymätodistusta), jossa isäksi merkitseminen on perustunut ainoastaan asianosaisten antamaan ilmoitukseen.
EU:n alueella annettu päätös lapsen huollosta

Bryssel II a -asetuksen mukainen todistus joka on liitetty huoltopäätökseen (vanhempainvastuun myöntäminen, käyttäminen, siirtäminen, rajoittaminen tai lopettaminen, oikeus lapsen huoltoon ja tapaamisoikeus).

Muualla kuin EU:n alueella annettu päätös lapsen huollosta

Muiden huoltopäätösten tulee olla laillistettuja.

EU:n alueella myönnetty avioero
  • Bryssel II a -asetuksen mukainen todistus, joka on liitetty avioeropäätökseen
Muualla kuin EU:n alueella myönnetty avioero
  • laillistettu päätös avioerosta
Muutoin kuin avioliiton kautta saatu uusi nimi
  • laillistettu päätös nimenmuutoksesta
Uusi kansalaisuus
  • laillistettu päätös uudesta kansalaisuudesta tai virallisesti oikeaksi todistettu ja laillistettu jäljennös uuden kansalaisuuden passista
Kuolintodistus
Muutto ulkomaille

Muuttoilmoitus on tehtävä, kun muutat toiseen osoitteeseen (esimerkiksi ulkomaille) yli kolmeksi kuukaudeksi. Ilmoitus tehdään viikon kuluessa muutosta verkkopalvelussa www.muuttoilmoitus.fi tai lomakkeella, jonka saat maistraatista tai postista.

Kun muutat ulkomaille yhtä vuotta pitemmäksi ajaksi, kyseessä on vakinainen maastamuutto, minkä jälkeen sinulla ei ole enää kotikuntaa Suomessa. Viimeiseksi kotikunnaksi jää se kunta, josta muutat ulkomaille. Muutto vaikuttaa siten esimerkiksi äänioikeuteesi kunnallisvaaleissa ja muihin kotikuntaan sidottuihin oikeuksiin. On myös tärkeää ottaa yhteyttä esimerkiksi Verohallintoon ja Kansaneläkelaitokseen sen selvittämiseksi, miten maastamuutto vaikuttaa ja minkälaisia ilmoitusvelvollisuuksia näiden viranomaisten suhteen on.

Kun muutat ulkomaille yhtä vuotta lyhyemmäksi ajaksi, kyseessä on tilapäinen maastamuutto. Tällöin kotikuntanasi säilyy lähtöhetken kunta Suomessa, siihen kuuluvine oikeuksineen ja velvollisuuksineen.

Erityistilanteessa maastamuutto voidaan merkitä tilapäiseksi myös vuotta pitemmäksi ajaksi. Tällainen erityistilanne voi olla, jos sinulla on elinolosuhteidesi perusteella kiinteämpi yhteys Suomeen kuin ulkomaiseen asuinmaahasi. Tällöinkin on kyse vakinaisesta maastamuutosta, jos asuminen on tarkoitettu kestämään tai on jo kestänyt yli kolme vuotta.

Osoitetietojen ilmoittaminen väestötietojärjestelmään ulkomailta käsin

Jos muutat osoitteesi ulkomailla, on hyvä tehdä ilmoitus osoitteen muutoksesta.

Ilmoituksen voi tehdä tulostettavalla lomakkeella:  

Ulkomailla asuvan henkilön osoitteen muutosilmoitus Suomen väestötietojärjestelmään

Lomakkeen voi toimittaa maistraattiin:

  • sähköpostilla: address@maistraatti.fi
  • kirjeitse osoitteeseen: Länsi-Suomen maistraatti, Seinäjoen yksikkö, PL 168, FI- 60101 Seinäjoki, Finland
Henkilötietoja Pohjoismaista

Jos asut Ruotsissa (ja olet kaksoiskansalainen), Norjassa, Tanskassa tai Islannissa riittää, että lähetät edustustoon tai maistraattiin otteen asuinmaan väestörekisteristä, josta käyvät ilmi muutetut henkilötiedot.

Asiakirjan laillistaminen – Apostille

Pohjoismaiden ulkopuolella laadittu asiakirja täytyy aina laillistaa, jotta se saa tarkoitetun oikeusvaikutuksensa Suomessa. Asiakirjan laillistaminen on asiakkaan oikeusturvaan liittyvä toimenpide, jolla varmistetaan, että asiakirja on pätevä antomaassa ja että todistuksen antajalla on antomaan lakien mukaan oikeus kyseisen todistuksen antamiseen.

Laillistaminen tehdään kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko kyseinen maa allekirjoittanut Haagin yleissopimuksen vuodelta 1961 vai ei. Haagin sopimukseen liittyneistä maista toimitettu asiakirja on laillistettava ns. Apostille -todistuksella (leima tai paperinen todistus). Muualta toimitettu asiakirja on laillistettava erikseen.

Apostille

Asiakirja laillistetaan ns. Apostille -todistuksella (leima tai paperinen todistus), jos maa on liittynyt Haagin yleissopimukseen vuodelta 1961. Maat, jotka ovat liittyneet tähän Haagin sopimukseen löytyvät osoitteesta www.hcch.net (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents). Osoitteesta löytyy myös tieto siitä, mikä maan viranomainen antaa todistuksen.

Laillistaminen

Ellei asiakirjan antajana ollut maa kuulu Haag-sopimuksen piiriin, laillistetaan asiakirja niin, että antajamaan ulkoministeriö laillistaa asiakirjan oikean viranomaisen antamaksi.  Tämän jälkeen tuossa maassa toimivaltainen Suomen edustusto laillistaa asiakirjan liittämällä siihen todistuksen tuon ulkoministeriön virkamiehen oikeudesta antaa tällaisia todistuksia.

Omien tietojen tarkastus

Omat tietonsa voi tarkastaa Suomi.fi-palvelussa: https://www.suomi.fi/rekisterit tai VRK:n Tarkasta tietosi -palvelussa: https://verkkopalvelu.vrk.fi/omat/Etusivu.aspx

Kummankin palvelun käyttö edellyttää vahvaa sähköistä tunnistamista. Jos sinulla ei ole sähköisen tunnistamisen välineitä käytössäsi, voit ottaa yhteyttä maistraattiin sähköpostitse international@maistraatti.fi tai vierailla maistraatissa.

Sivun alkuun