Start / Tjänster / Anvisningar för finska medborgare bosatta utomlands / Anvisningar för overföring av utomlands bosatta Finländares personuppgifter till befolkningsdatasystemet

ANVISNINGAR FÖR ÖVERFÖRING AV UTOMLANDS BOSATTA FINLÄNDARES PERSONUPPGIFTER TILL BEFOLKNINGSDATASYSTEMET

Det är viktigt att personuppgifterna för finländare bosatta utomlands är uppdaterade

När du som finsk medborgare är bosatt utomlands, hålls dina person- och adressuppgifter uppdaterade endast om du själv anmäler ändringar till Finland. Om du till exempel får barn, gifter dig, skiljer dig eller flyttar till en ny adress ska du själv se till att uppgifterna införs i Finlands befolkningsdatasystem.

Det är mycket viktigt att uppgifterna är uppdaterade i befolkningsdatasystemet. Till exempel upprättandet av rösträttsregistret inför ett val grundar sig på dessa uppgifter. Felaktiga adressuppgifter kan leda till att myndighetsmeddelanden såsom meddelande om rösträtt, pensionsbeslut eller värnpliktsärenden inte kommer fram.

Skyldigheten att upprätthålla uppgifter

Enligt lagen är du till och med skyldig att omedelbart anmäla personuppgiftsändringar som har inträffat utomlands.

Denna skyldighet gäller inte finska medborgare i Sverige, eftersom ett separat fördrag har ingåtts mellan staterna om förmedling av uppgifter. Sverige förmedlar dessa personuppgiftsändringar till Finland i tjänsteväg.

Men: Om du har både finskt och svenskt medborgarskap förmedlas inte uppgifterna vidare från Sverige.

Om du har dubbelt medborgarskap måste du själv se till att en anmälan görs. T.ex.  i fall där modern är finsk medborgare när barnet föds, men barnet får både svenskt och finskt medborgarskap, är föräldrarna skyldiga att själva göra en anmälan om att barnet har fötts.

Information om finska medborgares adressändringar i Sverige förmedlas endast i samband med statliga val som hålls i Finland, vilket innebär att du själv ska sköta adressändringar.

Vart skickas dokumenten, hur behandlas de och vilka krav ställs på dem?

Alla dokument som gäller personuppgiftsändringar ska skickas till följande adress:

Magistraten i Västra Finland, enheten i Jakobstad
PB 26, FI-68601 Jakobstad, Finland

eller till den närmaste finländska beskickningen.

Behandlingstiden vid magistraten för de ärenden som nämns nedan är cirka 3 veckor. Det lönar sig inte att kontakta magistraten innan den normala behandlingstiden har löpt ut. Det är bra om anmälningsblanketten (födsel, äktenskap, dödsfall) och en kopia av passet fogas till alla dokument för att påskynda behandlingen av ärendet. Magistraten skickar ett utdrag ur befolkningsdatasystemet om att behandlingen av ärendet är klar per brev eller i ett krypterat e-postmeddelande, om en e-postadress har uppgetts på anmälningsblanketten. Observera att ett krypterat e-postmeddelande endast kan öppnas i en enhet. Om meddelandet öppnades första gången till exempel i en mobiltelefon, går det inte längre att öppna meddelandet på en dator. Vid behov kan du skicka frågor per e-post till adressen international@maistraatti.fi

Ett utländskt dokumentet ska vara i original eller en officiellt bestyrkt kopia, och det bör översättas till antingen finska, svenska eller engelska. Både det ursprungliga dokumentet eller kopian och översättningen bör också legaliseras.

Om du vill att de ursprungliga dokumenten ska returneras till dig, ber vi dig meddela detta när du skickar dokumenten.

Dokument returneras till utlandet i regel per rekommenderat brev.

Äktenskap eller registrerat partnerskap
Födsel

Om föräldrarna är gifta med varandra är barnet automatiskt fött inom äktenskapet. Om barnet däremot har föräldrar som är sambo, ska faderskapet fastställas innan en far kan registreras för barnet i Finland. För att faderskapet ska kunna fastställas förutsätts det att barnets far besöker Finlands beskickning för att erkänna faderskapet.

Faderskapsbeslut
  • legaliserat beslut om faderskap. Med beslut avses till exempel ett beslut av en domstol eller annan myndighet samt fastställande eller registrering av en rättshandling. Som beslut kan inte betraktas till exempel ett dokument (såsom en födelseattest) där antecknandet av fadern har grundat sig enbart på en anmälan gjord av parterna.
Beslut om barnets vårdnad utfärdat inom EU

Ett intyg enligt Bryssel II a-förordningen som har fogats till beslutet om vårdnad (tillerkännande, utövande, delegering, begränsande eller upphörande av föräldraansvar, rätt till vårdnad om barn och rätt till umgänge).

Beslut om barnets vårdnad utfärdat utanför EU

Övriga beslut om vårdnad ska vara legaliserade.

Skilsmässa som beviljats inom EU

  • Ett intyg enligt Bryssel II a-förordningen som har fogats till skilsmässobeslutet.
Skilsmässa som beviljats utanför EU
  • legaliserat beslut om skilsmässa
Nytt namn som erhållits på annat sätt än via äktenskap
  • legaliserat beslut om namnändringen
Nytt medborgarskap
  • legaliserat beslut om nytt medborgarskap eller en officiellt verifierad och legaliserad kopia av passet med det nya medborgarskapet
Dödsattest
Flytt utomlands

En flyttanmälan ska göras när du flyttar till en annan adress (till exempel utomlands) för över tre månader. Anmälan ska göras inom en vecka efter flytten i webbtjänsten www.muuttoilmoitus.fi eller med en blankett som du får från magistraten eller posten.

När du flyttar utomlands för en längre tid än ett år är det fråga om en permanent flytt från landet, och därefter har du inte längre någon hemkommun i Finland. Din senaste hemkommun är den hemkommun från vilken du flyttar utomlands. Flytten påverkar således till exempel din rösträtt i kommunalval och andra rättigheter som är bundna till hemkommunen. Det är också viktigt att kontakta till exempel Skatteförvaltningen och Folkpensionsanstalten för att utreda vilken inverkan flytten har och vilka anmälningsskyldigheter det finns i förhållande till dessa myndigheter.

När du flyttar utomlands för en kortare tid än ett år är det fråga om en tillfällig flytt från landet. Då förblir den kommun du var skriven i när du flyttade från Finland din hemkommun, inklusive relaterade rättigheter och skyldigheter.

I särskilda situationer kan en flytt från landet registreras som tillfällig även när tiden är längre än ett år. En sådan situation kan vara aktuell om du med hänsyn till dina levnadsförhållanden har fastare anknytning till Finland än till det land du bor i. Även i sådana fall är det fråga om en permanent flytt från landet om du har för avsikt att bo där eller redan har bott där i över tre år.

Anmälning av adressuppgifter till befolkningsdatasystemet från utlandet

Om du byter adress utomlands, är det bra att göra en anmälan om adressändring.

Du kan göra anmälan med en utskrivbar blankett: 

Utomlands bosatt persons anmälan om adressändring utomlands till det finska befolkningsdatasystemet

Blanketten kan skickas till magistraten:

  • per e-post: address@maistraatti.fi
  • per brev till adressen: Magistraten i Västra Finland, enheten i Seinäjoki, PB 168, FI- 60101 Seinäjoki, Finland
Personuppgifter från Norden

Om du bor i Sverige (och har dubbelt medborgarskap), Norge, Danmark eller Island räcker det att du till beskickningen eller magistraten skickar ett utdrag ur befolkningsregistret i det land där du är bosatt, av vilket de ändrade personuppgifterna framgår.

Legalisering av dokument – Apostille

Ett dokument som upprättats utanför Norden ska alltid legaliseras för att få avsedd rättsverkning i Finland. Legalisering av ett dokument är en åtgärd med anknytning till kundens rättsskydd, med hjälp av vilken det säkerställs att ett dokument är giltigt i det land där det utfärdats och att utfärdaren av ett intyg har rätt att utfärda intyget i fråga enligt lagstiftningen i det land där intyget utfärdats.

Legaliseringen görs på två olika sätt beroende på om landet i fråga har undertecknat Haagkonventionen från 1961 eller inte. Ett dokument som skickats från ett land som anslutit sig till Haagkonventionen ska legaliseras med ett s.k. Apostille-intyg (stämpel eller pappersintyg). Ett dokument som har skickats från något annat land ska legaliseras separat.

Apostille

Ett dokument legaliseras med ett s.k. Apostille-intyg (stämpel eller pappersintyg) om landet har anslutit sig till Haagkonventionen från 1961. Länderna som har anslutit sig till denna Haagkonvention hittas på adressen www.hcch.net (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Documents). På samma adress finns också information om vilken myndighet i landet som utfärdar intyget.

Legalisering

Om landet som utfärdar ett dokument inte omfattas av Haagkonventionen legaliseras dokumentet så att utrikesministeriet i det utfärdande landet legaliserar att dokumentet utfärdats av rätt myndighet.  Därefter legaliserar Finlands behöriga beskickning i det aktuella landet dokumentet genom att till dokumentet foga ett intyg över att tjänstemannen vid det aktuella utrikesministeriet har rätt att utfärda sådana dokument.

Granskning av egna uppgifter

Du kan granska dina uppgifter i Suomi.fi-tjänsten: https://www.suomi.fi/rekisterit eller i Befolkningsregistercentralens tjänst för granskning av uppgifter: https://verkkopalvelu.vrk.fi/omat/Etusivu.aspx

Användning av båda tjänsterna förutsätter stark elektronisk autentisering. Om du inte har tillgång till verktyg för elektronisk autentisering kan du kontakta magistraten per e-post på adressen international@maistraatti.fi eller besöka magistraten.